Impacto del FEFO/FIFO en el depósito

El FEFO (First Expires, First Out) / FIFO (First In, First Out) es una técnica de gestión de la carga que trata de distribuir los productos (hacerlos fluir por la cadena de suministro seleccionando primero los que caduquen antes (First Expires, First Out) y a igualdad de caducidad los más antiguos (First in, First Out).

La caducidad puede convertirse en el eje sobre el que gira todo el funcionamiento de un depósito. Si la operativa depende de cuándo se fabricó una referencia, de su fecha máxima de consumo y del momento de su llegada al centro logístico, las reglas del juego se endurecen porque los costos de un envío erróneo a un cliente pueden ser elevadísimos.

No sólo se reducen sus ventas y se produce una devolución o una demanda insatisfecha, sino que un alimento caducado en el lineal de un supermercado supone la pérdida de la imagen de marca, sin entrar a describir las posibles consecuencias para la salud de los consumidores.

El concepto principal que se encuentra detrás del FEFO/FIFO es el lote, quizás uno de los términos logísticos más populares que ha llegado hasta el consumidor final.

La “E” de FEFO nos da una fecha ligada al ciclo de vida de un producto y significa cuándo alcanza el fin de sus días. La “I” de FIFO hace referencia a la fecha en que se inició el ciclo logístico de distribución del producto con la actividad de recepción y estocaje. Aplicamos la lógica de que cuanto más tiempo permanezca en el depósito, aumenta la probabilidad de su deterioro u obsolescencia.

La importancia del FEFO/FIFO estriba en que encierra varias de las palabras clave del control prioritario de una empresa:

• Es un requerimiento exigido por el mercado.
• Es un objetivo de calidad.
• En algunos sectores existe una normativa legal al respecto.

En general, el costo de cometer incorrecciones en el FEFO/FIFO puede aflorar como:

• Costo del stock caducado en el rack.
• Costo de la obsolescencia prematura.
• Costo del producto con una presentación deteriorada.
• Costo de las devoluciones de los clientes.
• Costo del tiempo perdido buscando un producto en el depósito.
• Costo de la oportunidad de la demanda insatisfecha.
• Costo de la pérdida de imagen de marca, pudiendo caer incluso en la demanda judicial cuando el producto ve alteradas sus propiedades y afecta al consumidor.

Para avanzar en su comprensión, basta con trasladarnos a nuestro rol de consumidores y meditar sobre cómo actuamos:

1. Cuando estamos en el lineal de productos refrigerados eligiendo un pack de yogures (papel de comprador), aplicamos justo la técnica contraria. Es decir, ojeamos el etiquetado y cogemos el que tiene la fecha de caducidad más lejana (así nos durarán más) y, al mismo tiempo, nos fijamos en que el producto no tenga ningún defecto (algo que tiene que ver con el FIFO).
2. Cuando estamos en casa (papel de distribuidor) nos quejamos si alguien de la familia se salta el FEFO / FIFO y no elige el yogur con la fecha de caducidad más cercana, advirtiéndole que consuma "el que toca".

¿Cuál es el porqué de nuestra actitud? Simplemente, es una actitud inteligente que intenta minimizar en nuestra economía familiar los costes originados por productos caducados y maximizar una concepción de calidad basada en sus días de vida y atributos del tipo más reciente, más nuevo, más fresco, etc. Este comportamiento del consumidor se reproduce entre vendedores y compradores de una cadena de suministro.

Nuestro ejemplo encierra en sí mismo una regla básica del mercado y una paradoja: si un comprador tiene la opción de elegir, a igualdad de precio, escoge siempre su concepción de mejor producto. Pero si un vendedor no sincroniza adecuadamente la puesta en el mercado de sus artículos, e incluso en un exceso de celo anticipa la entrada del nuevo lote de forma que convivan en el mercado lotes distintos de la misma referencia, probablemente no conseguirá un mayor beneficio, sino que aniquilará las ventas de los más antiguos y habrá generado una sensación de desconfianza. Rizando la paradoja, algunas empresas podrían llegar a justificar que de cuando en cuando les interesa llegar a la rotura de stocks.
 

Requisitos comunes del FEFO/FIFO

Si nos ejercitamos en el oficio logístico y reflexionamos sobre cuáles son los requerimientos comunes de un sistema FEFO / FIFO que deseamos implementar en nuestro depósito, podríamos llegar a plantear cuatro áreas de actuación:

• Identificación: producto y elementos de lay out (plano o trazado).
• Sistema de información: ERP (Enterprise Resource Planning)/SGA (Software de gestión de depósitos).
• Medios: sistemas de almacenaje, lay out, transporte y personal.
• Organización: procedimientos, sincronización de tareas y puestos de trabajo.

La solución no consiste únicamente en hacer una lista de las necesidades y mejoras en cada área, priorizar (ABC), obtener la aprobación económica del proyecto e implantarlo. Donde reside el saber logístico es en darse cuenta de cuáles son las necesidades reales, las interrelaciones que existen entre dichas áreas y ser capaz de cubrir un problema de medios, por ejemplo, con una dosis de organización y otra dosis de mejora funcional del SGA.
 

Identificación para optimizar el FEFO/FIFO

A nivel de lay out (plano o trazado) la identificación es relativamente fácil y se recurre al etiquetado de cualquier elemento donde se realice una tarea logística: ubicaciones, pasillos, muelles, zonas, puertas, etc.

El etiquetado e identificación del producto o del lote son más entretenidos. Hay que definir en qué tarea del ciclo logístico intervienen (recepción, almacenaje, picking, empaquetado, expedición...) y el grado de información en función de la sofisticación del ERP y el Programa SGA. Aparte del diseño e impresión de la etiqueta, habrá que asegurar su fácil lectura por el escáner en las condiciones de trabajo del operario.

La visión de un sistema de información ERP / SGA sobre qué significa el control de lotes es aquella que, como mínimo, considera sus atributos principales:

• Fecha de caducidad.
• Fecha de creación del lote (alta en el sistema).
• Antigüedad (entrada en el depósito).

Estas tres fechas intervienen en los algoritmos de asignación de stock y entrarán en juego, por ejemplo, al lanzar un plan de preparación de pedidos. Una vez se dispone de un conjunto de ubicaciones donde se encuentra cada artículo, se asigna la cantidad demandada en este orden jerárquico: fecha de caducidad, fecha de creación y fecha de antigüedad.

Si el sistema no hiciera nada más, cabría la posibilidad de expedir lotes caducados. No es tan raro encontrarse con ello y la solución técnica es hacer intervenir el atributo “estado de lote”, que afecta a todas las presentaciones y cantidades de forma universal en el sistema. De este modo, se crea un bloqueo lógico para el stock “n” días antes de su fecha de caducidad. El valor de los “n” días varía en función del producto, tiempo de reparto e incluso del cliente o destinatario.

El FEFO / FIFO presentará en cada caso una serie de nuevas funcionalidades que querremos que sean cubiertas por el sistema informático ERP / SGA. Obviamente, también va a significar un rediseño de algunas funciones ya existentes. Veamos algunos ejemplos:
 

Nuevas funciones a tener en cuenta:

• Reglas para la mezcla de lotes.
• Genealogía de lote (registro de origen y destino).
• Asignación de un lote específico, lote único o lote estándar.
• Tratamiento de la multirreferencia-monorreferencia, multilote-monolote a nivel de cada ubicación.
• Cambios de estado de lote.
   

Rediseño de funciones:

• Cross-docking.
• Priorizar recogidas por zonas o sistemas de almacenaje.
• Priorizar recorridos mínimos. 
• Reposición a ubicación de picking fija.
• Transferencias entre depósitos (alteración de la fecha de antigüedad).
• Cambios en la documentación y etiquetas.
   

Medios físicos a tener en cuenta para el FEFO/FIFO

A continuación, se muestran algunos de los solucines de almacenamiento recomendadas para mercadería a la que se aplica una técnica de gestión FEFO / FIFO. Esta guía tan sólo es válida a modo orientativo, ya que el sistema idóneo dependerá de un gran número de criterios adicionales a la técnica de gestión.
 

Por norma, antes de tomar cualquier decisión, es necesario cuantificar y medir el impacto de los medios con los que se cuenta. La solución adecuada será aquella que se adapte a las necesidades de cada empresa.

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