Albarán de entrega: qué incluye y para qué sirve

El albarán de entrega, packing slip en inglés, es un documento mercantil imprescindible en logística porque se emplea como justificante: demuestra que el pedido se ha entregado correctamente al cliente final.

En un contexto en que los envíos son cada vez más rápidos y la externalización del transporte logístico va en aumento, es indispensable disponer de un documento que incluya toda la información del pedido a fin de facilitar su despacho, transporte y entrega.

¿Qué es el albarán de entrega?

Un albarán de entrega es un documento mercantil que tiene la función de dejar constancia de la entrega de un pedido. La persona que presenta el packing slip, emitido por la empresa que vende el producto, suele ser el transportista u operador logístico responsable de transportar los pedidos al destinatario final. En el albarán se especifica la lista completa de los artículos que se han entregado al receptor del pedido. Además, el documento incluye el número de referencia de los artículos, sus características, así como las unidades de cada producto. El listado permite que el receptor pueda comprobar que ha recibido toda la mercadería solicitada.

El albarán de entrega no solo es útil para que el comprador verifique que la mercadería recibida es correcta, sino que también sirve para que el emisor tenga un registro de la mercadería que sale del depósito. El documento ejerce de comprobante legal de entrega (proof of delivery) ante cualquier incidencia que pueda ocurrir.

¿Cuál es la diferencia entre un albarán y una factura? Aunque ambos documentos son mercantiles, un albarán es el justificante que indica los bienes físicos que se reciben y una factura es el documento comercial del pedido. Mientras que el albarán contiene las características de los productos, la factura especifica los bienes vendidos: el precio de cada artículo, las condiciones o el método de pago, entre otros.

¿Qué datos incluye el albarán de entrega?

Aunque no existe un único formato de albarán de entrega, es recomendable que el documento que justifique la entrega de los pedidos contenga la siguiente información:

• Número de pedido y factura correspondiente.
• Fecha de envío.
• Datos del remitente.
• Datos del destinatario.
• Contenido del envío.
• Peso y volumen de cada paquete.
• Peso completo del envío.
• Origen y destino de la mercadería.
• Tipo y compañía de envío.
• Fecha de recibo.

Los datos que figuran en el packing slip pueden variar en función del tipo de empresa y de las mercaderías que se entregan al destinatario final. Por ejemplo, si bien a veces sí que se detalla, no es obligatorio indicar el precio del producto. ¿Por qué? La función del albarán de entrega, a diferencia de la factura, es dejar constancia de la entrega del pedido, no de su valor comercial.

Beneficios del ‘packing slip’ en logística

A nivel logístico, el albarán de entrega ofrece ventajas para la empresa que comercializa el producto, el operador logístico que lo transporta ─si es el caso─ y el destinatario final que recibe el pedido. Estas son las más destacadas:

• Sirve como certificado de entrega: es un documento legal que, de manera muy simple, certifica que una mercadería ha sido entregada a su destinatario de acuerdo a las condiciones pactadas.
• Optimiza la gestión de información del pedido: el albarán de entrega ayuda a transportistas, compradores e, incluso, agentes de aduana a identificar el contenido de un paquete. 
• Detecta errores: con el packing slip, el receptor del pedido puede comprobar de forma rápida y fácil si el número de productos recibidos coincide con los que había solicitado.
• Agiliza el proceso de devolución o reembolso: un albarán de entrega permite simplificar la gestión de la información relacionada con la devolución o reembolso de un producto que, por ejemplo, pueda haberse dañado durante el proceso de envío. El estándar de devolución gratuita ha multiplicado el valor del albarán de entrega.

Sistema para automatizar el albarán de entrega 

Con las nuevas tecnologías es posible automatizar la recopilación de toda la información que incluye el albarán de entrega y, de ese modo, ahorrar tiempo y minimizar errores derivados de la gestión manual.

Las empresas que cuentan con un sistema de gestión de depósitos, como Easy WMS, son capaces de digitalizar la verificación y el control documental durante la fase de despacho de la mercadería. El sistema tiene presente las normas de etiquetado y documentación del transportista para facilitar la distribución de los pedidos. Easy WMS se encarga de generar y despachar el albarán de entrega que corresponde a cada pedido para que el envío sea eficaz. Para gestionar la logística de terceros con eficiencia, el sistema cuenta con el módulo avanzado Multi Carrier Shipping Software, que permite imprimir etiquetas compatibles con las principales agencias de transporte y asignar los números de seguimiento de cada bulto ya desde el depósito. La multinacional alimentaria Danone emplea el módulo Multi Carrier Shipping en su depósito de Valdemoro (España) a fin de comunicarse con MRW, la agencia de transporte que distribuye sus pedidos. "Cuando MRW llega al depósito, sus operarios solo deben recoger los pedidos preparados, porque ya tienen toda la información automáticamente en su sistema. Hemos ganado mucho en cuanto a eficiencia”, explica Eduardo Puerto, Supply Chain Director Iberia de Danone.

Durante el proceso de envío, cada vez es más común emplear una prueba de entrega electrónica (PEE), también conocida en inglés como proof of delivery (POD). Al igual que en el caso del albarán, la prueba de entrega electrónica se emplea como justificante mediante el cual una persona o empresa (comprador) admite haber recibido de otra empresa (emisor) un bien o una serie de bienes en las cantidades y el tiempo acordados previamente. La confirmación se realiza de forma digital a través de una firma electrónica.

Albarán de entrega, el documento que justifica la entrega del pedido 

El packing slip es el colofón a una cadena de suministro eficiente y una manera de rubricar en un papel que se ha logrado el objetivo final: entregar el pedido y cumplir con el servicio logístico de modo eficiente. Hoy en día, la logística necesita que la gestión de toda la información sea lo más ágil posible, más si cabe con la externalización del transporte a terceros. En este sentido, el albarán de entrega es uno de los mejores aliados para todos los actores que participan en la logística de salida.

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