Backorders: el arte de vender sin stock

Cada vez más empresas utilizan los backorders (o pedidos pendientes) a fin de reducir costos de almacenamiento y, al mismo tiempo, mejorar su facturación. Pero, ¿qué son los backorders?, ¿cómo se consigue ese milagro? Los backorders son pedidos que se realizan y procesan a pesar de que los productos solicitados no están en stock en el depósito, pero sabiendo que nuestro proveedor podrá responder con la suficiente rapidez para que el producto llegue al cliente en el plazo establecido.

La gestión de los backorders es uno de los principales retos logísticos que tienen los depósitos en la actualidad, tanto por su complejidad como por las consecuencias que pueden conllevar. Toda empresa debe definir previamente qué porcentaje de backorders es el idóneo y no superarlo. De no ser así, la imagen de marca podría verse dañada. 

En este artículo profundizaremos en la definición del concepto backorder, explicaremos las principales ventajas y desventajas de esta práctica y aclararemos cómo gestionar los pedidos pendientes para alcanzar una logística eficiente.

Sin stock, ¿y ahora qué?

Hay ocasiones en las que nos quedamos sin stock de un producto. Es decir, la demanda de un artículo ha superado nuestra oferta y llegamos a la temida rotura de stock. Esto puede ocurrir porque ha habido un aumento imprevisto del interés por un producto determinado o porque ha fallado la planificación y no ha llegado la mercadería a tiempo tras superar el punto de pedido.

Ante este escenario, el vendedor tiene ante sí varias opciones:  

• Dejar de comercializar el producto hasta recibir nuevas existencias.
• Seguir comercializando el producto y permitir una opción de “reserva”, para que el pedido pendiente se envíe una vez esté disponible de nuevo. 
• Seguir comercializando el producto como si tuviéramos stock, advirtiendo al cliente de que los tiempos de entrega podrían ser superiores a los habituales.

En este último punto es donde entra el backordering, ya que una empresa puede asumir la estrategia de seguir comercializando una parte de su catálogo sin tener existencias. De este modo, se rebajan costos de almacenamiento, a la vez que no se pierden ventas por falta de stock. 

¿Backorders sí o no?

En el caso de empresas que generalmente no trabajan con pedidos pendientes, tener solo unos pocos backorders, y distantes entre sí en el tiempo, es síntoma de que la cadena de suministro está rindiendo bien. Sin embargo, este bajo nivel de backorders también puede significar que se pueden estar perdiendo algunas oportunidades de venta.

En el lado opuesto se hallan las compañías que, por política empresarial, han establecido un porcentaje determinado de backorders con el propósito de minimizar costos logísticos y ampliar su catálogo. Esta práctica, cada vez más habitual, funciona de manera eficiente cuando el tiempo de espera entre la compra del producto y su entrega es corta incluso si los pedidos pendientes son frecuentes. La clave es acotar el porcentaje máximo de backorders que puede asumir la empresa.

¿Es preferible trabajar con backorders o hay que evitarlos? Esta cuestión deberá decidirse tras analizar ciertos indicadores como los costos de almacenamiento o los lead times, que pueden conocerse mediante un WMS. En cualquiera de los casos, los backorders han de  gestionarse eficazmente para no decepcionar al cliente. De lo contrario, las consecuencias pueden ser muy negativas para la imagen de la empresa.  

¿Cómo gestionar los backorders?

Una estrategia de backordering gestionada correctamente puede constituir una gran ventaja competitiva. Pero los backorders presentan desafíos específicos en términos de optimización del inventario, al permitir que el sistema acepte pedidos de un stock no disponible e, inmediatamente, solicitar el producto al proveedor correspondiente. Todo este proceso debe ser ágil y sin errores, con el propósito de entregar la mercadería al cliente final lo antes posible.

La naturaleza del pedido y la cantidad de artículos que estén pendientes de expedir afectarán al tiempo de espera para que el cliente reciba el producto. De ahí la importancia de digitalizar los procesos en el depósito, a fin de jerarquizar los pedidos en función de su urgencia. 

Para ello, los depósitos modernos se sirven de sistemas de gestión de depósitos, como Easy WMS, que se integran con los ERP para coordinar todos los procesos de la cadena de suministro. El WMS rastrea los niveles de inventario disponible en los distintos puntos de la cadena y gestiona los flujos, haciendo predicciones exactas sobre los pedidos pendientes, los SKU agotados y los bajos niveles de existencias. Así pues, para aplicar con éxito una estrategia de backordering, el uso de software —y particularmente de una WMS— resulta imprescindible.

Beneficios de los backorders

Seguir una estrategia de backordering es una práctica ya normalizada debido a sus evidentes beneficios. La posibilidad de vender un producto sin necesidad de almacenarlo es muy atractiva. En consecuencia, las empresas que saben gestionarlo con acierto gozan de numerosas ventajas:

• Optimización del espacio de almacenamiento: una estrategia de backordering adecuada evita mantener un stock de absolutamente todas las referencias. Esto ayuda a lograr un mayor rendimiento del espacio de almacenamiento.
• Ahorro de costos logísticos: disponer de una gran cantidad de existencias implica un considerable desembolso en su almacenamiento y manutención. Los backorders ahorran costos de suelo y gestión.
• Ampliación de la cartera de productos: el backordering permite comercializar toda la cartera de productos de una empresa; los que tenga en stock se seguirán vendiendo y los que no, también. Es una manera de satisfacer las necesidades del consumidor y, a su vez, acrecentar los ingresos.
• Aumento del valor de la marca: algunas empresas (Apple, sin ir más lejos) venden productos que acaban de lanzar sin que estén todavía físicamente en el mercado. Esto provoca una sensación de exclusividad al cliente, sintiéndose un privilegiado por haber comprado un artículo con existencias limitadas y de mucho valor.
• Fidelización del cliente: los pedidos pendientes siguen generando ingresos y, lo que es aún más importante, fidelizan a un cliente que ha preferido esperar antes que irse a la competencia.  

Desventajas de los backorders

Muchas empresas optan por comercializar productos que no tienen en stock, sin plantearse las consecuencias que una mala gestión logística podría entrañar. Es crucial cuestionarse si el backordering es realmente beneficioso para la compañía o si, por el contrario, puede llegar a ser contraproducente si no se disponen de los medios necesarios. 

Estas son algunas de las desventajas con las que se pueden encontrar: 

• Pérdida de clientes y de reputación: un cliente frustrado y cansado de esperar puede cancelar el pedido y comprar el producto a un competidor. Si los competidores disponen de un servicio logístico más eficiente que el nuestro, la lealtad con la marca se puede ver comprometida.
• Mayor complejidad en los envíos: si un cliente solo tiene un pedido pendiente, este se enviará cuando esté disponible. ¿Pero qué hacemos si un mismo cliente ha solicitado varios artículos de los que no hay stock?, ¿los enviamos a medida que están disponibles o esperamos a tenerlos todos para ahorrar costos logísticos? Aquí es esencial el uso de un WMS.
• Incremento de los reembolsos y las devoluciones: esperar los productos durante un tiempo excesivo provoca que los clientes soliciten reembolsos o devoluciones. La gestión de la logística inversa es un quebradero de cabeza para muchas compañías.

Todas las desventajas mencionadas anteriormente acarrean una notable pérdida de dinero que no todas las empresas pueden afrontar. Por ello, una estrategia de backordering debe implementarse con cautela, tras comprobar nuestra capacidad para llevarla a cabo adecuadamente y que los beneficios superan claramente sus posibles efectos negativos.

Pedidos pendientes y logística

Los pedidos pendientes son una señal de que un producto tiene una gran demanda y que la lealtad con la marca es fuerte. No obstante, su gestión es complicada y sus consecuencias determinantes para el devenir de una empresa. 

Actualmente, los algoritmos predictivos, la automatización y las herramientas avanzadas que ofrecen los sistemas de gestión de depósitos posibilitan una gestión eficiente de los backorders. 

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