Sistema de gestión que impulsa el e-commerce

Beself Brands: tienda 100% online

Beself Brands es un e-commerce que nació en 2009 con un único propósito: vender online ofreciendo la mejor experiencia de compra a los clientes. Hasta la fecha, la compañía no ha parado de crecer, duplicando la facturación, sus instalaciones logísticas y plantilla. Beself Brands comercializa cinco marcas propias ─FITFIU Fitness, Greencut, Lalaloom, McHaus y Playkin─ a través de sus páginas web y en múltiples marketplaces.

• Sede: Valls (España)
• Año de fundación: 2009
• Marcas: FITFIU Fitness, Greencut, Lalaloom, McHaus y Playkin
• Nº de empleados: 100
• Presencia internacional: en más de 12 países

En los últimos años, el volumen de trabajo en el depósito de Beself Brands ha crecido al compás de su ritmo de expansión. La facturación de la empresa se ha duplicado año tras año, superando los 21 millones de euros en 2020. Como resultado de este crecimiento, la logística ha cobrado especial importancia. En su depósito en Valls (España), cada día se preparan más y más pedidos: hasta 600 al día.

Para afrontar el ritmo de crecimiento, la empresa de comercio electrónico se planteó reemplazar el sistema de gestión de su depósito por otro con más funcionalidades. “Nuestro objetivo era optimizar todas las operativas y la preparación de pedidos en especial”, explica Francesc Julià, líder de IT de Beself Brands. Tras cambiar el sistema de gestión por Easy WMS de Mecalux, la firma se ha beneficiado de una mayor escalabilidad y de un control más preciso del stock, entre otras prestaciones.

El líder de IT de Beself Brands afirma que la logística constituye uno de los pilares de la empresa porque la eficiencia repercute de manera directa en la satisfacción de los clientes y en la reputación de la compañía: “Nuestro reto como tienda online es expedir todos los pedidos con la máxima rapidez”.

Para lograr ese objetivo, Beself Brands necesitaba organizar debidamente la mercadería de su depósito y optimizar los movimientos de los operarios. “Queríamos evitar roturas de stock que dificultaran la preparación de pedidos. También buscábamos que nuestros operarios recorrieran las mínimas distancias por el depósito para que pudieran completar los pedidos cuanto antes”, afirma Rubén Fernández, responsable de Improvement de Logística.

Después de comparar distintos sistemas de almacenamiento, Beself Brands se decantó por el sistema de gestión de depósitos Easy WMS de Mecalux porque llegó a la conclusión de que se adecuaba a sus necesidades, al estar diseñado específicamente para potenciar operativas como el picking. “Vimos que había empresas de nuestro sector que utilizaban Easy WMS y habían obtenido buenos resultados. Además, el precio nos pareció competitivo”, añade Fernández.

Un día en el depósito de Beself Brands

Mancuernas, taladros, motosierras, sillas, coches eléctricos o juguetes: todos los productos de las cinco marcas que engloba Beself Brands se almacenan en el centro logístico que la compañía posee en Valls (España). En los últimos años, la instalación logística ha ampliado su superficie de almacenamiento ─pasando de 200 m² a 15.000 m²─ a medida que la demanda de los productos ha ido en aumento.

La operativa de este depósito e-commerce es muy exigente. Cada día se recibe una media de 300 pallets con artículos utilizados para reponer las estanterías o para preparar pedidos que han solicitado los clientes. Simultáneamente, se preparan y expiden 600 pedidos que se distribuyen a los clientes que compran online.

¿Cómo afrontar este volumen de movimientos? Con la ayuda de la digitalización: el sistema Easy WMS de Mecalux optimiza las operativas del depósito, además de hacer un seguimiento de las 5.509 referencias en tiempo real.

Los trabajadores cuentan con un terminal de radiofrecuencia en el que reciben instrucciones detalladas del sistema sobre cómo realizar cualquier tarea (por ejemplo, la ubicación en la que colocar los artículos recibidos o las referencias que extraer de las estanterías para preparar un pedido). “Los operarios ahora son mucho más rápidos y no se equivocan. Como es lógico, siempre existe un margen de error, pero se ha reducido muchísimo”, señala Fernández.

Una vez recibidos los pallets, los operarios leen el código de barras para que Easy WMS los identifique y les asigne una ubicación. “A la hora de distribuir la mercadería en el depósito, Easy WMS sigue el criterio ABC. Así, por ejemplo, los artículos de mayor demanda se depositan en ubicaciones más accesibles para agilizar su entrada y salida. El sistema también tiene en cuenta el volumen de los artículos y su capacidad de ser apilados a la hora de decidir dónde ubicarlos”, explica Fernández.

El depósito cuenta, además, con un área de reparación, donde se acondicionan los artículos. Cuando se reciben piezas de recambio, herramientas u otros materiales que puedan emplearse en estas tareas, Easy WMS solicita su envío inmediato a esa zona.

Con la ayuda de Easy WMS, la compañía ha logrado una organización más eficaz de la mercadería, una mejora que repercute en todas las operativas del depósito. Al tener un control detallado de los productos, los operarios pueden localizarlos con facilidad y preparar los pedidos con mayor rapidez.

En cuanto a la preparación de pedidos, Easy WMS indica a los operarios dónde localizar los artículos y qué cantidad extraer. Los operarios recorren el depósito con un carro en el que van colocando la mercadería que, a continuación, se etiqueta y empaqueta antes de introducirse en el camión de reparto.

Depósito sincronizado con las agencias de transporte

La expedición es una de las operativas críticas en el depósito de Beself Brands, porque requiere una planificación minuciosa que permita distribuir todos los pedidos a tiempo. “Desde nuestro depósito expedimos un gran volumen de pedidos al día, por lo que tenemos que empaquetarlos con rapidez, agruparlos en función de la ruta de transporte y generar una etiqueta para cada uno de ellos”, afirma Xavi Camañas, líder de Logística de Beself Brands.

Para facilitar todos estos procesos, la compañía ha implementado Multi Carrier Shipping Software, una extensión de Easy WMS diseñada para automatizar la gestión de las expediciones y comunicar el depósito e-commerce con GLS y DHL, las agencias de transporte que distribuyen los pedidos a los clientes.

El módulo Multi Carrier Shipping Software interviene en tres áreas concretas:

1. Empaquetado de los pedidos. El sistema guía a los operarios en este trabajo, indicándoles qué artículos empaquetar y especificando si deben colocarlos en una única caja o en varias.
2. Etiquetado de los pedidos. Todos los paquetes deben estar debidamente etiquetados para identificarlos y poder hacer el seguimiento correspondiente. “El programa genera una etiqueta para cada pedido de forma automática. Lo único que tiene que hacer el operario es colocarla en el paquete que se entregará al cliente”, afirma Camañas.
3. Sincronización con las agencias de transporte. Multi Carrier Shipping Software se integra con GLS y con DHL a fin de comunicar a los transportistas toda la información que precisan para el reparto como, por ejemplo, el número de paquetes, el peso y el volumen de los pedidos. “Los operarios dejan los pedidos en la zona de muelles, a la espera de que se los lleven los transportistas, sin tener que hacer ninguna gestión extra”, comenta Camañas.

“Gracias al sistema de Mecalux hemos ganado en rapidez”, afirma Camañas. Multi Carrier Shipping Software ha aportado un control más estricto del proceso de empaquetado y expediciones, además de ahorrar tiempo, minimizar errores e incrementar la productividad en el proceso de distribución de la mercadería.

Logística e-commerce optimizada

“La pandemia ha acelerado el comercio electrónico. Como resultado, hemos experimentado un aumento sustancial en el número de pedidos”, reconoce Albert Prat, Founder de Beself Brands. La llegada del coronavirus ha transformado por completo los hábitos de consumo poniendo a prueba los depósitos que comercializan a través de internet. La gran cantidad de pedidos que preparar, la estacionalidad o la rapidez al expedir los pedidos son algunos de los retos a los que se enfrentan los depósitos e-commerce a diario.

Con la ayuda de Easy WMS, Beself Brands ha podido optimizar todos los recursos de su depósito con un objetivo en mente: atender a todos sus clientes a tiempo y reforzar su crecimiento. El sistema de gestión controla la ubicación y estado de la mercadería, además de enviar instrucciones a los operarios para completar cada tarea con la máxima eficiencia. “La previsión es seguir creciendo en un futuro, ampliando nuestras instalaciones logísticas e, incluso, abriendo nuevos depósitos en otras ciudades de España y de Europa”, concluye el Founder de Beself Brands.

Estamos muy contentos con Easy WMS de Mecalux porque nos ha proporcionado un control más preciso del stock y de los movimientos en nuestro depósito. Hemos mejorado los procesos logísticos en gran medida ganando en eficiencia. Además, el sistema es muy intuitivo, por lo que nuestros operarios se han adaptado bien y le sacan el máximo partido.