Everial: gestión eficiente de más de 360.000 cajas en su centro documental de Lyon

Expertos en gestión integral de documentos

Everial es una compañía francesa especializada en la gestión documental de más de 4.500 entidades públicas y privadas, así como empresas medianas y pequeñas o multinacionales de todos los sectores y actividades. Dispone de más de 20 centros estratégicamente ubicados en España, Francia, Suiza y Mónaco. Desde allí, presta todos sus servicios a los clientes, incluida la recogida, el almacenamiento, la custodia y la recuperación de fondos documentales.

En Lyon (Francia), la compañía posee un centro de custodia de archivos, considerado como el más grande de Europa. En total, ocupa una superficie de 78.000 m² y allí se conservan de forma segura más de 7 millones de cajas con innumerables archivos confidenciales.

Para gestionar con eficiencia este volumen de documentos, el centro se ha dividido en trece depósitos, uno de los cuales lo ha equipado Mecalux. De acuerdo con Laurent Pouillaude, director de la gestión de archivos de Everial, “necesitábamos una solución para optimizar el almacenaje de los archivos en papel de nuestros clientes y nos pareció que la propuesta de Mecalux lo resolvía”. El depósito ocupa 3.200 m² y está compuesto por racks con pasarelas que conforman cinco plantas. En ellas, se almacenan 360.000 cajas.

En este depósito se gestionan alrededor de 2.000 referencias distintas. Cada día se reciben entre 25 y 30 pallets procedentes de los clientes de Everial en la región de Ródano-Alpes (al este de Francia) y se distribuyen unos 60 pedidos diarios formados por un máximo de 20 líneas.

Para controlar este movimiento de mercadería y evitar errores, cada documento está perfectamente identificado con un código de barras. De este modo, se pueden localizar con más facilidad en el momento en que sea necesario. Además, su distribución en el depósito es aleatoria, lo que garantiza la confidencialidad de los archivos.

Laurent Pouillaude - Director de la gestión de archivos de Everial
“Mecalux es una empresa muy conocida en el suministro de soluciones de almacenamiento, por lo que nos pareció muy coherente contar con su experiencia a la hora de encontrar una solución para nuestras necesidades. El equipo técnico nos brindó una propuesta que nos proporcionaba muchas ventajas, además de un precio muy competitivo”.

Características del depósito

Los racks miden 13 m de altura y 67 m de longitud, es decir, ocupan prácticamente toda la superficie disponible del depósito con el fin de dar cabida al mayor número de documentos posible. Sobre los racks, se apoyan pasarelas o pasillos elevados que conforman cada una de las cinco plantas (en realidad, son cuatro más el suelo). “Con esta solución, hemos multiplicado por cinco la superficie de almacenamiento”, asegura Laurent Pouillaude.

Estos racks sobresalen por su sencillez, si bien ayudan a gestionar los documentos con mucha rapidez. El motivo es que ofrecen acceso directo a los productos, lo que agiliza las labores de almacenamiento y preparación de pedidos. Los operarios tan solo deben acercarse a la ubicación correspondiente para introducir y retirar los productos con facilidad. “Esto era esencial para nuestro negocio, ya que ofrecemos a los clientes la posibilidad de recibir los documentos que soliciten en menos de 24 horas”, explica Pouillaude.

Cada una de las plantas tiene un número de operarios asignado que se encarga de recorrer los pasillos recogiendo los documentos que conforman cada pedido directamente de sus ubicaciones. Con esta organización del trabajo, se ha maximizado el rendimiento de la preparación de pedidos y, en definitiva, de la instalación en general.

Seguridad de la instalación

En este depósito se deposita un gran volumen de documentos con un valor incalculable, por esa razón, la protección es esencial para Everial. “Mecalux respondió a nuestras necesidades en cuanto a materiales y sistemas de seguridad”, explica Laurent Pouillaude. El centro está equipado con un avanzado sistema de detección y extinción del fuego.

Se han distribuido rociadores automáticos, o fire sprinklers, en el interior de los racks en función de la carga de fuego (según el riesgo de incendio que presentan las diferentes áreas del depósito). Estos rociadores tan solo actúan directamente sobre la zona afectada en el caso necesario.

Además, tanto los estantes como las pasarelas que constituyen el suelo de cada nivel están perforados, lo que facilita el paso de agua entre los niveles.

Beneficios para Everial

• Optimización del espacio: los racks con pasarelas multiplican la superficie útil de almacenamiento, proporcionando capacidad para 360.000 cajas.
• Máxima protección: el centro cuenta con rociadores automáticos repartidos estratégicamente por el interior de los racks que actúan en la zona afectada en caso necesario.
• Fácil gestión de la mercadería: los racks confieren acceso directo. Esto ayuda a introducir y retirar los documentos de sus ubicaciones con facilidad.