25 consejos para tener un depósito eficiente
Un depósito eficiente es una instalación en la que se reducen los costos de manipulación de la mercadería, se eleva la productividad y se ofrece la máxima calidad en el servicio a los clientes.
Considerando la importancia que tiene un depósito para la actividad de cualquier empresa, hemos confeccionado esta lista de consejos para lograr un depósito eficiente y conseguir así una organización adecuada de las operativas y de los recursos disponibles.
1. Optimizar el ‘layout’ del depósito
Optimizar el layout del depósito es una forma de maximizar el espacio y de facilitar las operativas que se llevan a cabo en la instalación logística. Un depósito eficiente está dotado de sistemas de almacenamiento que incrementan la productividad y sacan el máximo provecho de la superficie disponible. Los depósitos pueden estar equipados con soluciones manuales (los operarios introducen y extraen la mercadería de sus ubicaciones) o automáticas (los equipos de manutención gestionan la mercadería con autonomía).
2. Señalizar el depósito
La señalización del depósito es una medida de prevención destinada a minimizar riesgos para los profesionales logísticos. En los depósitos eficientes se emplean colores, pictogramas, paneles luminosos y señales acústicas que ayudan a los operarios a identificar zonas de acceso restringido o áreas de paso de autoelevadores. La prioridad de la señalización es velar por la seguridad de los operarios y de la mercadería, a la vez que ganar en eficiencia. En un depósito convenientemente señalizado, los movimientos y actuaciones de los operarios están delimitados para evitar posibles accidentes y obtener la máxima productividad en cada operativa.
3. Etiquetar los productos
La codificación de la mercadería es un proceso clave para alcanzar la eficiencia en un depósito. Los productos deben estar debidamente etiquetados con un código de barras, códigos QR o etiquetas RFID para simplificar su identificación y posterior localización. Codificar los productos permite a la empresa conocer con rapidez las características de cada artículo como, por ejemplo, su referencia, fecha de llegada al depósito, envasado, ingredientes o peligrosidad. La correcta codificación de la mercadería posibilita hacer un seguimiento más riguroso de la trazabilidad de los productos y, por ende, agilizar las operativas en el depósito.
4. Clasificar el inventario según su rotación (método ABC)
Una buena organización de la mercadería repercute favorablemente en las distintas operativas que tienen lugar en el depósito. La clasificación de la mercadería según el método ABC permite distribuir los productos teniendo en cuenta la relevancia para la empresa, su valor y rotación. Se trata de una organización de la mercadería según la regla del 80/20, que indica que el 20% de los artículos genera el 80% de los movimientos en el depósito. Según el método ABC, por ejemplo, los productos que se venden en mayor cantidad suelen situarse próximos a los muelles para dinamizar su entrada y salida.
5. Definir el criterio para preparar pedidos
En un depósito eficiente es imperativo implementar un método que favorezca la preparación del mayor número de pedidos posible. Esto dependerá de la cantidad de pedidos diarios, de las dimensiones y características de los artículos y del tamaño del depósito. ¿Cuáles son los métodos de preparación de pedidos más habituales? El método “hombre a producto”, que significa que los operarios recorren el depósito hasta las ubicaciones para recoger los productos que conforman cada pedido; y el método “producto a hombre” (también conocido como goods-to-person), que elimina el desplazamiento de los operarios y, como resultado, aporta un gran rendimiento.
6. Hacer ‘cross-docking’ cuando sea posible
Un depósito puede lograr una mayor eficiencia suprimiendo operativas innecesarias. Una manera de conseguirlo es con el cross-docking, una técnica en la que la mercadería llega al depósito y se expide de forma casi inmediata. Así el almacenamiento es muy corto o puede incluso excluirse por completo.
7. Digitalizar la gestión del depósito
La digitalización del depósito es el primer paso para incrementar la eficiencia logística. Una herramienta esencial es el sistema de gestión de depósitos (por ejemplo, Easy WMS de Mecalux). Este programa ejerce de cerebro de la instalación, coordinando todos los procesos y guiando a los operarios en cada una de las tareas asignadas. La implementación de este sistema suprime el riesgo de error en el movimiento de stock, en la extracción y ubicación de productos, así como en la preparación de pedidos. También acelera las operativas, ya que reduce las distancias recorridas y automatiza las decisiones. Además, el sistema consigue aumentar la capacidad efectiva del depósito gracias a una gestión inteligente del espacio.
8. Planificar el inventario
El stock es el principal activo de cualquier compañía, por ello, es indispensable llevar una correcta gestión del inventario. La rotura de stock, debido a la falta de previsión, provoca que los pedidos se entreguen a los clientes con demora. Por otra parte, puede producirse sobrestock, que consiste en tener un exceso de mercadería en el depósito, lo que implica mayores costos y riesgo de deterioro de los artículos. ¿Cómo se planifica el inventario en un depósito eficiente? Con la ayuda de la tecnología. Por ejemplo, un sistema de gestión de depósitos puede hacer un seguimiento preciso de los productos y organizar las tareas de aprovisionamiento en función de las necesidades de la empresa y el número de pedidos que haya que completar.
9. Controlar el inventario en tiempo real
Controlar el inventario en tiempo real es primordial en empresas que gestionan un amplio abanico de referencias o cuentan con diferentes instalaciones logísticas y puntos de venta. La implementación de un software de inventario, como por ejemplo un sistema de gestión de depósitos, facilita un control permanente del stock: cada movimiento de un producto ─desde su recepción hasta su expedición─ queda registrado en el sistema gracias al uso de terminales de radiofrecuencia. De esta manera, el responsable logístico posee visibilidad total sobre el inventario, obteniendo una trazabilidad completa de la mercadería y evitando pérdidas de stock.
10. Disminuir los desplazamientos en el depósito
En un depósito eficiente se reducen al mínimo los desplazamientos de operarios y productos. Por ejemplo, la instalación puede dividirse en áreas de trabajo y destinar cada una de ellas a un número específico de operarios. De este modo, cada operario trabaja en el área que tenga adjudicada sin necesidad de recorrer todo el depósito para localizar los productos. Un sistema de gestión permite diseñar las rutas de picking y de movimiento de stock más adecuadas.
11. Simplificar las expediciones
La expedición de mercaderías es una fase fundamental para asegurar el buen servicio logístico. Planificar los envíos, clasificar los pedidos y generar la documentación necesaria con antelación son procesos que deben optimizarse para disponer de un depósito eficiente. La implementación de un programa específico para esta fase (como Multi Carrier Shipping Software de Mecalux) facilita un proceso de expediciones ágil y eficiente. Este tipo de programa se integra con los softwares de las principales agencias de transporte a fin de generar las etiquetas para los transportistas y los albaranes para cada orden de salida sin errores.
12. Introducir sistemas de asistencia al picking
La preparación de pedidos es uno de los procesos más exigentes de un depósito. Para incrementar la productividad de esta operativa, existen dispositivos de ayuda que guían a los operarios en todo momento, además de disminuir el riesgo de errores. ¿Cómo? Los dispositivos pick-to-light o voice-picking se conectan con el sistema de gestión para transmitir al operario instrucciones ─por ejemplo, los artículos y la cantidad precisa que extraer de cada ubicación─ que les asisten con vistas a completar el mayor número de pedidos en el menor tiempo posible.
13. Organizar las ubicaciones del depósito
Distribuir la mercadería en el depósito es un proceso complejo que puede generar sobrecostos cuando se gestiona manualmente. Una organización manual de la mercadería puede derivar en una pérdida de espacio efectivo y aumentar la complejidad de los recorridos de los operarios. En depósitos con un amplio número de referencias, un sistema de gestión organiza las ubicaciones del almacén con mayor eficiencia. Por ejemplo, Easy WMS de Mecalux cuenta con un sistema de slotting que analiza la demanda y rotación de los productos con el objetivo de asignar automáticamente la ubicación óptima para cada referencia.
14. Sincronizar el stock del depósito con tiendas online y tiendas físicas
La omnicanalidad ha incrementado la complejidad de la logística porque ha obligado a las compañías a sincronizar el stock en sus múltiples puntos de venta (tanto online como tiendas físicas). Cualquier desajuste entre el stock que hay en el depósito y el que aparece en la página web o marketplace puede retrasar la entrega de un pedido. Para afrontar los retos de la omnicanalidad, las empresas recurren a soluciones digitales. Por ejemplo, los programas Marketplaces & Ecommerce Platforms Integration y Store Fulfillment de Mecalux sincronizan el stock del depósito con el catálogo de artículos en las tiendas online y en las tiendas físicas. De esta forma, se optimiza el aprovisionamiento de stock entre el almacén central y las diferentes tiendas físicas.
15. Aumentar la capacidad del depósito
Para ganar en eficiencia es imprescindible aprovechar al máximo la capacidad de almacenamiento. Existen múltiples soluciones que permiten añadir espacio de almacenamiento sin necesidad de adquirir más suelo: en el caso de almacenes de picking, pueden instalarse entrepisos, que multiplican los niveles de la instalación, o estanterías dinámicas de picking, que aumentan la profundidad y simplifican la preparación de pedidos. También existen soluciones que elevan la capacidad en depósitos de pallets como los racks móviles, los racks drive-in y el sistema Pallet Shuttle.
16. Compactar la mercadería sin perder agilidad
Dentro de los sistemas de almacenamiento por compactación, el Pallet Shuttle es el que aporta una mayor agilidad en la gestión de la mercadería. Se trata de una solución que aprovecha al máximo el espacio de almacenamiento compactando los pallets. El sistema cuenta con un carro motorizado que introduce y extrae la mercadería de sus ubicaciones. Como resultado, el Pallet Shuttle reduce el tiempo de carga y descarga de pallets en las estanterías.
17. Automatizar la introducción y extracción de la mercadería
Los sistemas automáticos compactan el espacio de almacenamiento, a la vez que incrementan la velocidad en el movimiento de stock. Soluciones como los transelevadores para pallets o los miniloads para cajas garantizan ciclos combinados de introducción y extracción de mercadería que agilizan el abastecimiento de productos a las estaciones de picking. Igualmente, estas soluciones operan de forma ininterrumpida, logrando un máximo rendimiento.
18. Automatizar el flujo interno de mercaderías
Los depósitos con movimientos constantes y repetitivos de stock pueden sustituir los equipos de manutención manuales por soluciones automáticas que dinamicen el flujo interno de mercaderías. En función de variables como el tipo de unidad de carga manipulada o el layout del depósito, existen múltiples soluciones automáticas que transportan la mercadería, desde transportadores para pallets o transportadores de cajas, hasta electrovías o vehículos de guiado automático, entre otros.
19. Automatizar la preparación de pedidos
Para acrecentar la eficiencia en la preparación de pedidos, cada vez más compañías apuestan por automatizar el picking. Las estaciones de picking donde se preparan los pedidos según el criterio “producto a hombre” aportan resultados muy rentables. Con la automatización de estas tareas los operarios reciben los productos que necesitan sin desplazarse, por lo que pueden ser más rápidos y completar los pedidos sin cometer errores.
20. Aplicar la estrategia ‘lean logistics’
La metodología lean logistics en un depósito favorece la identificación y eliminación de tareas que otorgan poco valor añadido. Así, los responsables del depósito pueden elevar el flujo de mercaderías y rebajar costos. El lean logistics es una técnica de gestión y organización de operaciones que ayuda a detectar oportunidades de mejora y a evitar despilfarros de recursos en el depósito como, por ejemplo, tiempos de espera en el picking, reposición de productos o sobrestock en una o múltiples áreas de trabajo.
21. Introducir técnicas de gamificación
La gamificación es una estrategia de trabajo destinada a motivar a los operarios, introduciendo técnicas propias del juego en el desempeño de operativas de almacenamiento como la preparación de pedidos, la recepción de mercadería o las reposiciones. Las estrategias de ludificación favorecen la promoción y la retención de talento en las empresas premiando el rendimiento de los operarios.
22. Recurrir a las últimas tecnologías
Los nuevos desafíos logísticos requieren operativas de almacenamiento inteligentes. Tecnologías como el blockchain, los gemelos digitales (digital twins) o el Internet de las Cosas Industrial fomentan la sustitución de operativas manuales por soluciones automáticas. La automatización de procesos logísticos se apoya en nuevas tecnologías como la realidad aumentada o el machine learning para incrementar la productividad y la eficiencia de todas las tareas que tienen lugar dentro y fuera del depósito.
23. Identificar las principales métricas de eficiencia en el depósito
El rendimiento de un depósito se mide mediante indicadores de desempeño que ofrecen información sobre el funcionamiento de las operativas de almacenamiento. Debido al elevado volumen de información que se produce a diario en un depósito, es primordial definir un conjunto de métricas de eficiencia y medirlas con periodicidad. Para recabar estos datos, existen programas como Supply Chain Analytics Software de Mecalux, que monitoriza las operativas del depósito, mostrando al responsable logístico o supply chain planner la información precisa sobre el rendimiento real de la instalación.
24. Formar a los empleados en la planificación logística
Contar con empleados que conozcan al detalle el funcionamiento de cada operativa del depósito minimiza el número de errores en la instalación y mejora la agilidad en el desempeño de los procesos logísticos. La formación dentro del depósito ha de garantizar que los empleados entiendan cómo funciona la estrategia de preparación de pedidos, los criterios de gestión de las ubicaciones o las tareas de valor añadido, entre otros muchos conceptos.
25. Consultar con un experto en almacenamiento
Cada depósito requiere una solución logística a medida. Para ello, es recomendable contar con el asesoramiento de un experto en almacenamiento que analice los requerimientos logísticos y determine cómo incrementar la eficiencia y la productividad en la gestión de las ubicaciones, el flujo de mercadería o la preparación de pedidos.
En Mecalux ofrecemos un amplio abanico de soluciones de intralogística, desde un sistema de gestión de depósitos con funcionalidades avanzadas para adaptarse a cualquier sector, hasta todo tipo de sistemas de transporte y almacenamiento automáticos, tanto para cajas como para stock almacenado en pallets.
Un depósito eficiente con la ayuda de Mecalux
El depósito es una instalación vital para la actividad logística de una empresa. A la hora de escoger los equipamientos y su distribución, no debe perderse de vista que el objetivo es satisfacer las necesidades específicas que contribuyan a mejorar la capacidad y las operativas logísticas.
En un depósito eficiente pueden implementarse soluciones que abarcan desde sistemas de almacenamiento manuales hasta automáticos. Las posibilidades son tan amplias como las necesidades de cada cliente. Por tanto, lo idóneo es contar con el asesoramiento de un experto en almacenaje. Contacta con nosotros para que te informemos sobre las distintas opciones para diseñar un depósito avanzado para tu actividad.