4 desafíos recurrentes en la implementación del WMS en el depósito

Instalar un WMS en el depósito conlleva múltiples ventajas si el proyecto se desarrolla y ejecuta correctamente. La clave del éxito está no solo en realizar una selección adecuada del software, sino también en gestionar el proyecto de implementación mano a mano con el proveedor del WMS e involucrar al personal.

Sin embargo, la puesta en marcha de un software de gestión de depósitos no es un proceso sencillo y la posible falta de experiencia en procesos similares dentro de una empresa lo complica muchas veces. Por ello, en nuestro artículo de hoy repasamos los errores más comunes en la implementación de un WMS en el depósito:

1. No hacer los deberes

Expliquémonos: un mito común relacionado con instalar un WMS es subestimar el trabajo interno que hay que hacer. No hay duda de que el acompañamiento del proveedor es fundamental, pero es necesario que el jefe de depósito o responsable de logística haga sus deberes: nadie como él conoce los entresijos del depósito y no hay mayor desacierto que proporcionar información errónea o inexacta a un partner logístico.

Consejo: colaborar con el proveedor del WMS es esencial

• Designar al equipo de trabajo adecuado: el responsable del proyecto debe contar con los conocimientos suficientes acerca de los procesos que se llevan a cabo en el depósito, pero también sobre la tecnología y ser muy organizado para controlar los avances del proveedor.
• Colaborar de forma transparente con el proveedor: la buena integridad de la información registrada en la base de datos es responsabilidad del jefe del depósito. Por ello, hay que prestar especial atención a la recopilación y actualización de todos los datos referidos a: productos, unidades de carga y ubicaciones.

2. Tener expectativas poco realistas acerca del software

Para dar con el mejor WMS es necesario identificar aquel que se ajuste más a la forma de trabajar del depósito y encontrar una solución cuya inversión encaje con las posibilidades financieras de la empresa. En muchas ocasiones, se elige un sistema de gestión de depósitos simplemente por su precio.

Otro error común relacionado con fallos en las expectativas es diseñar un calendario de implementación demasiado optimista o elegir un mal momento de la actividad logística para poner en marcha un proyecto de estas características.

Consejo: concretar las necesidades y establecer objetivos

• Elegir según las funcionalidades y calcular el retorno de la inversión: conviene detallar los requisitos operativos imprescindibles y evaluar el impacto financiero en función del ROI del WMS. Es importante tener en cuenta que lo barato al final siempre sale caro.
• Establecer los objetivos a conseguir: es importante conocer la operativa actual del depósito, pero más importante todavía es fijarse en lo que se debería estar consiguiendo. Identificar las buenas prácticas en el sector y aspirar a la excelencia. Y respaldar todo con datos: en este contexto, medir KPI en el depósito se vuelve indispensable.

3. Vender solo la parte agradable

Es normal sentir entusiasmo por todas las mejoras cualitativas que acompañan a la implementación de un WMS. Pero conviene ser cautos y no transmitir ideas sesgadas al equipo: empezar a trabajar con un sistema de gestión de depósitos supone cambios operativos profundos.

Consejo: conscientizar al equipo de que su colaboración es necesaria

• Reservar un tiempo suficiente para la formación: este punto debe ocupar un lugar destacado en el plan de implementación del WMS, en especial cuando además se instalan dispositivos como terminales de radiofrecuencia (si el depósito aún trabajaba con documentación en papel) o sistemas de picking por voz, entre otros.
• Preparar a los operadores para el cambio: la nueva organización usando un WMS puede ser un foco de incertidumbres para el equipo. Aunque el sistema de gestión de depósitos Easy WMS haya sido diseñado de forma intuitiva, se debe tener en cuenta que la facilidad de incorporar los nuevos métodos también depende de la formación y experiencia de los trabajadores.

4. Ser demasiado impaciente

Los proyectos de implementación de un software de gestión de depósitos duran meses. Y es algo normal: hay que ajustar las funcionalidades, integrarlo con el resto de sistemas que se usan en la empresa y testearlo sobre el terreno. En el camino surgirán obstáculos y hay mucho en juego.

Consejo: darle tiempo y seguir trabajando

• Se debe asumir que hay un periodo de adaptación: el objetivo es que todo funcione al 100% desde el primer día y para ello está el proveedor dando soporte y vigilando que todo se despliegue con eficacia.
• Diseñar un plan de contingencia: un plan B permitirá actuar con rapidez y solvencia ante un eventual fallo en el sistema.