Preparación de pedidos: claves para una operativa eficiente

La preparación de pedidos es una de las actividades centrales de un depósito, pues el objetivo final de la logística es poder entregar el mayor número de pedidos a un mínimo costo y en el menor tiempo. Los costos destinados a la preparación de pedidos pueden superar el 60% de los costos totales de explotación de un depósito. Por ese motivo, reducir su impacto puede asegurar el éxito de una empresa. O todo lo contrario en caso de no conseguirlo.

En este artículo analizamos al detalle los entresijos que se esconden detrás de la preparación de pedidos con el objetivo de conseguir una cadena logística dinámica y productiva.

¿Qué es la preparación de pedidos?

La preparación de pedidos es la operativa que se encarga de acondicionar los productos demandados por los clientes para que sean expedidos en forma de pedidos. Estos pueden ser enviados al cliente final, al centro de producción o a otros depósitos o tiendas de la compañía.

Es muy común utilizar el término picking como sinónimo de preparación de pedidos, pero eso no es del todo correcto. Entendemos como picking el proceso de extraer productos de una unidad de carga (como un contenedor) que contiene más artículos de esa misma referencia y depositarlos en otra unidad de carga (un carrito de preparación de pedidos). En otras palabras, es la recogida y combinación de los artículos que conforman el pedido de un cliente, por lo que podemos afirmar que el picking es una operativa más dentro de la preparación de pedidos.

También existe una diferencia significativa entre la unidad de carga y la unidad de pedido. Los productos se agrupan en unidades de carga (por ejemplo, palets, cajas o contenedores) que facilitan su manipulación y traslado a lo largo de las etapas de la cadena de suministro. Por su parte, la unidad de pedido serían las divisiones de la unidad de carga que pueden incluirse en un pedido. Por ejemplo, en un contenedor del depósito tenemos 100 blísters de pilas (cada blíster contiene 4 pilas). Aquí hay 1 unidad de carga (el contenedor), 100 unidades de pedido (solo se pueden comprar los blísters, no las pilas individuales) y 400 unidades de productos (las pilas).

Tipos de picking

A la hora de configurar un proceso de preparación de pedidos, es fundamental determinar cómo llegan los productos a los operarios, ya que esto condiciona los sistemas de almacenamiento que instalar. Actualmente, se emplean distintos criterios de preparación de pedidos; todos ellos se pueden combinar o aplicar individualmente:

• Hombre a producto: los operarios recorren el depósito, a pie o con la ayuda de un equipo de manutención, hasta las ubicaciones correspondientes para recoger los productos que conforman cada pedido.
• Producto a hombre: es el criterio por excelencia de los depósitos automáticos. Los operarios aguardan en los puestos de picking a la espera de que la mercadería llegue hasta ellos de forma automática (gracias a miniloads y transportadores para cajas).
• Cross-docking: la mercadería recibida se expide directamente, sin tener que almacenarse o haciéndolo durante un periodo de tiempo muy breve.

¿Cuál es el secreto para lograr un picking eficiente? Elegir la opción más apropiada y que mejor se ajuste a las necesidades de cada depósito.

Diseño de un depósito para preparación de pedidos

El layout de un depósito está sujeto al número de pedidos que se preparen a diario y a la diversidad de las referencias. En función del número de pedidos requeridos, debemos considerar:

• Zona de picking: para definir cómo debe ser la zona de picking es básico analizar las características del propio pedido, el tamaño de las unidades de carga, su peso, las distancias que los operarios tienen que recorrer y la ubicación y posición de la mercadería.
• Estanterías: en el diseño de un depósito, una de las prioridades de toda compañía es realizar una óptima gestión de los productos de mayor rotación. De acuerdo con el método ABC, se deben almacenar los artículos de tipo A en sistemas de almacenamiento que ofrezcan acceso directo a fin de agilizar la operativa.
• Envase y embalaje: hace referencia al contenedor que se utiliza para alojar temporalmente el producto y/o productos de los que se ha hecho picking. Es primordial que facilite la manipulación y el transporte de los artículos.
• Dispositivos de ayuda para picking: el voice picking, los dispositivos luminosos pick-to-light y put-to-light o las estaciones de picking de alto rendimiento son ideales para minimizar errores, puesto que indican a los operarios dónde y qué cantidad de unidades manipular en todo momento.
• WMS: implementar un sistema de gestión de depósitos (como Easy WMS de Mecalux) es indispensable para alcanzar una preparación de pedidos eficiente. Optimiza las rutas de picking de los operarios, distribuye la mercadería en función de las necesidades, digitaliza la gestión de la información, etc.

Lo más habitual es combinar distintos sistemas de almacenamiento y métodos de preparación de pedidos que optimicen los procesos y saquen un mayor partido al trabajo de los operarios.

Fases de la preparación de pedidos

Es imposible disponer de una cadena logística exitosa si no conocemos las principales fases de la preparación de pedidos:

• Planificación previa: es esencial para gestionar y asignar los recursos disponibles. Si dispones de un WMS, el propio software prioriza las órdenes de pedido y define el reparto de tareas.
• Recorridos y desplazamientos: es el proceso al cual se destina más tiempo y recursos, siempre y cuando se emplee el criterio “producto a hombre”. Un layout del depósito eficiente es el mejor aliado.
• Recogida o extracción de la mercadería: es donde se producen la mayoría de errores en los procesos de picking. Un inventario actualizado y la ayuda de terminales de radiofrecuencia o dispositivos de ayuda como el voice picking, entre otros, disminuyen las equivocaciones.
• Verificación y preparación del pedido para su expedición: la última fase del picking hace referencia a la verificación de las unidades recogidas, acondicionado del pedido, traslado a la zona de expediciones, impresión de la documentación relacionada con el pedido, etc.

Las distintas fases de la preparación de pedidos que se desarrollan en un depósito pueden variar en función del tipo de producto, del criterio de preparación de pedidos o de las características de cada pedido.

Documentación logística para la preparación de pedidos

Los pedidos se acompañan de una documentación básica que garantice su preparación, control y entrega al destinatario final:

• Orden de picking: también conocida como picking list, es el documento en el que se detallan los productos, cantidad, ubicación, pasillo, estantería y el recorrido que tiene que hacer el operario encargado de preparar el pedido.
• Albarán o nota de entrega: es un documento mercantil que sirve para que el destinatario compruebe que lo que ha recibido coincide con lo solicitado. Para el vendedor, constituye una prueba de que el comprador ha recibido el pedido y, para el transportista, es el justificante de que la entrega ha sido realizada. En la actualidad, cada vez son más las empresas que trabajan con la prueba de entrega electrónica (PEE), a fin de controlar digitalmente toda la información relacionada con la entrega de un pedido.
• Packing list: relevante en la etapa del packing, este documento detalla los productos de un paquete, así como sus características.
• Hoja de ruta: indica al transportista los destinos en los que debe entregar los pedidos, organizados previamente por rutas de reparto.
• Número de seguimiento: también conocido como tracking number, es el número que se utiliza para identificar y monitorear los envíos desde que salen del depósito hasta que llegan al cliente.

La gestión automática y digital de toda la documentación es una de las grandes ventajas que ofrece un WMS como Easy WMS que, por ejemplo, es capaz de crear automáticamente las picking lists. Por su parte, el módulo Multi Carrier Shipping Software imprime etiquetas compatibles con las principales agencias de transporte y asigna los números de seguimiento de cada bulto desde el depósito.

Errores y accidentes en la preparación de pedidos

Los errores en la preparación de pedidos existen. Lo importante es reducirlos al máximo a fin de minimizar sus consecuencias, ahorrar costos y mejorar la imagen de la compañía. Los incidentes más habituales son los siguientes:

• Manipular el producto equivocado: suele ocurrir cuando un artículo se ha colocado en una ubicación que no le corresponde.
• Coger cantidades de producto incorrectas: puede producir descompensaciones en el inventario y pedidos erróneos.
• Mismas referencias repartidas por el depósito: supone una pérdida de tiempo enorme cuando un operario tiene que ir a distintas zonas del depósito para manipular varias unidades de un mismo producto.
• Artículos sin etiqueta: si los productos se almacenan sin etiqueta, deberán pasar de nuevo por la fase de etiquetado, por lo que no se podrán utilizar para hacer picking.
• Sobreesfuerzo: es uno de los accidentes más comunes. Manipular mercadería pesada en una posición poco ergonómica puede provocar lesiones físicas en los operarios.

Existen diferentes factores que pueden ocasionar errores y/o accidentes durante la preparación de pedidos. Reconocerlos es el primer paso hacia el éxito. Para minimizarlos, es recomendable apostar por sistemas de almacenamiento y de gestión automáticos.

KPI para medir el rendimiento

Los sistemas de gestión de depósitos como los módulos Supply Chain Analytics y Labor Management de Easy WMS, permiten configurar indicadores (KPI) para medir el rendimiento del depósito. De ese modo, podemos encontrar ineficiencias que entorpecen las operativas y nos impiden disponer de un depósito optimizado. Algunos KPI en logística nos ayudarán a determinar si el proceso de preparación de pedidos es realmente eficiente o, si por el contrario, se puede mejorar:

• KPI de productividad: se encargan de analizar y calcular la eficiencia de los procesos, midiendo la producción real en comparación con los recursos empleados.
• Indicadores relativos al tiempo: están relacionados con el tiempo de reacción en la ejecución de cualquier operativa.
• KPI ligados a la calidad: calculan, por ejemplo, el porcentaje de pedidos entregados a tiempo al cliente o el de errores cometidos, entre otros.
• Tiempo de ciclo de orden interno: determina el tiempo que tarda un pedido desde que la orden entra en el depósito hasta que el pedido se completa y sale por el muelle de carga. El tiempo de ciclo de orden interno es la diferencia entre la fecha de entrada de pedido y la fecha de expedición.

Dada la importancia del picking en toda la cadena de suministro, resulta crucial trabajar con indicadores de rendimiento (KPI) para medir cuán eficiente es la preparación de pedidos en cada una de sus fases.

Gestión digital de la preparación de pedidos

La gestión de los procesos, recursos y documentos que participan durante la preparación de pedidos son más eficientes bajo el control y la supervisión de un sistema de gestión de depósitos. Más aún, en un contexto como el actual en el que el e-commerce ha provocado que los clientes exijan entregas más rápidas y sin errores.

En Mecalux somos expertos en dinamizar la preparación de pedidos con los sistemas de almacenamiento, picking y gestión de depósitos más sofisticados del mercado. Si estás pensando en transformar la preparación de pedidos para adaptarte al reto de la omnicanalidad o, simplemente, crees que la preparación de los pedidos de tu depósito no es del todo eficiente, contacta con Mecalux. Te ayudaremos y asesoraremos para que tu cadena logística sea altamente competitiva.