Multidepósito: software para una gestión simultánea de varios depósitos

El multidepósito es un concepto que se refiere a las empresas que, por su naturaleza, gestionan más de un depósito. Administrar con éxito distintas instalaciones logísticas depende en buena medida del uso de un software multidepósito que permita organizar de forma unificada el inventario y las operativas de los diferentes depósitos.

En este artículo veremos cómo los negocios con varios depósitos recurren a la tecnología para controlar todas las existencias y organizar con eficiencia las distintas operativas logísticas.

Retos de una gestión multidepósito

El concepto multidepósito significa gestionar de forma coordinada el stock de varios depósitos. Una compañía puede poseer múltiples instalaciones por varias razones, entre otras: para acercar los productos al cliente final, ampliar la capacidad de almacenamiento, gestionar un sobrestock puntual con depósitos reguladores o para almacenar cierta mercadería de modo temporal (lo que se conoce como depósitos de tránsito). Si bien la opción de tener varios depósitos es válida para numerosas compañías, también presenta algunas dificultades.

Entre los inconvenientes más frecuentes de las empresas que disponen de múltiples depósitos, destacan:

• Comunicación: al disponer de varios depósitos (con procesos y equipos diferentes en cada uno de ellos), se necesita una perfecta comunicación y coordinación entre los operarios para evitar errores como, por ejemplo, que un cliente reciba un pedido por duplicado.
• Control del stock: tener todos los productos controlados cuando el volumen de artículos es elevado es, de por sí, algo complejo. La situación se vuelve todavía más complicada cuando el stock está repartido en depósitos distintos.
• Cuellos de botella: al poseer varios depósitos con operativas propias, el riesgo de que se produzcan cuellos de botella es más elevado. Retrasar la distribución de los pedidos tiene un costo excesivo que las empresas buscan eludir a toda costa.

Para abordar todas estas casuísticas, las empresas con varios depósitos emplean un software de gestión para organizar los procesos en todas y cada una de sus instalaciones logísticas.

Software para la gestión multidepósito

En una gestión multidepósito, es inviable mantener el control de stock de forma manual, por lo que resulta imprescindible implementar una solución digital. Un software multidepósito es, en esencia, un sistema de gestión de depósitos (WMS) con capacidad para gestionar de manera coordinada el stock y las operativas de más de una instalación. En ocasiones, puede ser mediante un módulo adicional y, en otras, con una funcionalidad nativa que no implique un costo adicional. Este último sería el caso de Easy WMS de Mecalux.

Un software multidepósito hace un seguimiento de todos los movimientos que se producen en los distintos depósitos: desde las entradas hasta la preparación de pedidos y su distribución. Ejercer un control exhaustivo de los procesos logísticos es indispensable para cualquier negocio, tanto si la empresa posee un único depósito como más de uno. Además, el software optimiza las tareas en cada instalación y supervisa las transferencias de mercadería entre los depósitos.

Por otra parte, la propia descentralización de la mercadería hace casi obligatorio optar por un software de tipo SaaS, alojado en la nube. De esta manera, se puede acceder al sistema desde cualquier parte del mundo con una mera conexión a internet. La ejecución y el almacenamiento de los datos se trasladan a servidores externos, por lo que la empresa no debe preocuparse por problemas de conexión en los servidores ni por la adquisición y mantenimiento de los equipos donde se ejecuta el software. En el caso de Easy WMS, se ofrece tanto en modalidad SaaS (en la nube) como on-premise (instalación local).

Un ejemplo práctico de implementación de software multidepósito sería el del operador logístico Casintra. Esta compañía buscaba una solución para organizar en modo impecable las 2.000 referencias de todos sus clientes que tiene repartidas entre sus cinco depósitos. El operador 3PL decidió implantar el sistema de gestión de depósitos Easy WMS de Mecalux, en su modalidad SaaS, para trabajar en línea con sus clientes y conocer, para cada uno de ellos, qué procesos requieren y en qué tiempo.

Otro ejemplo práctico sería el del fabricante de asientos y maletas para motocicletas Shad. En los últimos años, la empresa ha incrementado las ventas, por lo que ha decidido inaugurar unos nuevos depósitos que le permitan reforzar su presencia internacional. Por esa razón, instaló Easy WMS, por ser capaz de soportar una estructura multidepósitos. La empresa quiere que este software coordine en un futuro todos los depósitos de Shad, aunque se encuentren en distintas localizaciones (incluso en países distintos).

Ventajas de una gestión multidepósito

La necesidad de disponer de más depósitos porque la empresa está creciendo es una buena noticia, porque significa que el negocio funciona. Con la ayuda de un software multidepósitos, la empresa puede contar con una cadena de suministro fluida y beneficiarse de algunas ventajas:

• Aceleración de las entregas: el disponer de múltiples depósitos facilita el suministro de mercadería. Si los depósitos están más cerca de los puntos donde se entrega la mercadería, el suministro es más rápido. En el e-commerce, esta capilaridad se lleva al extremo con soluciones como las microplataformas logísticas ─o micro-fulfillment, en inglés─, pequeños depósitos ubicados en la misma ciudad (o muy cerca de ellas), para poder entregar los pedidos en cuestión de horas.
• Disminución de costos: gestionar la mercadería en varios depósitos no solo favorece la distribución de la mercadería, sino que también reduce costos. Esto es un motivo de peso para los e-commerce que inauguran depósitos en las ciudades para agilizar la distribución de los pedidos. Según un estudio de la consultora McKinsey, un depósito dentro de la ciudad hace que las empresas rebajen en un 25% los costos de distribución.
• Organización flexible del stock: con distintos depósitos, se puede organizar el stock siguiendo criterios que se adapten a la demanda. Imaginemos una empresa que tiene en cartera un producto que se comercializa muy bien en una región específica. Lo más lógico sería que el depósito que se encuentre más cercano a esa región sea el que aloje esos artículos, para asegurar el abastecimiento cuando sean demandados.
• Mayor satisfacción del cliente: entregas más rápidas y a un menor costo son cuestiones que interesan y preocupan a los clientes. Si la empresa entrega un pedido a tiempo y con la mayor celeridad posible, los clientes estarán satisfechos, lo que se traducirá en una mayor fidelización y, por tanto, en más ventas futuras.
• Reducción de la huella de carbono: una organización multidepósito implica muchas veces minimizar las distancias para entregar un pedido. Esto tiene un impacto positivo en el medio ambiente, ya que disminuye la emisión de gases contaminantes (propiciando así una logística ambiental). Según el estudio de McKinsey mencionado antes, un depósito próximo a los clientes hace descender hasta en un 45% el número de kilómetros que las empresas recorren para entregar un pedido a sus clientes, de ahí que se emitan menos gases contaminantes a la atmósfera.

Una empresa puede organizar toda la mercadería en diversos depósitos con la ayuda de un software de gestión. Llevando un control absoluto de la mercadería, puede abastecer a sus clientes a tiempo y contar con una operativa fluida que incremente su productividad.

El software multidepósito, un aliado ganador

El crecimiento de una empresa lleva muchas veces asociada su expansión territorial y, con ella, la inauguración de más depósitos. Pese a que este desarrollo es positivo, también acarrea dificultades y requiere una estrategia para asegurar que los distintos depósitos presten el mismo nivel de servicio a los clientes.

El software es la solución para afrontar los retos logísticos. Un sistema de gestión como Easy WMS de Mecalux, con funcionalidades multidepósitos, conoce la ubicación exacta de cada artículo, sea cual sea la instalación donde se encuentre. Si dispones de una estrategia multidepósitos o te estás planteando llevarla a cabo, contacta con nosotros para que te informemos sobre cómo nuestras soluciones de software pueden ayudarte a implementar con éxito operativas logísticas complejas.