Organigrama de un depósito, roles y sus funciones

Uno de los aspectos de mayor peso en la gestión de depósitos tiene que ver con las capacidades y organización del personal que cada día se encarga de procesos como la recepción, el almacenamiento y  el despacho de mercaderías. ¿Cómo se organiza?

¿Qué es el organigrama de un depósito?

El organigrama de un depósito es la representación gráfica de la estructura de este departamento. Por lo general, incluye los roles, responsabilidades y nombres de las personas que lo componen y dirigen y presenta en un esquema sus relaciones jerárquicas. Permite visualizar de manera clara y ordenada cómo se distribuyen las funciones y actividades dentro de este espacio.

Según el Instituto de Ciencia e Innovación en Ingeniería Mecánica e Ingeniería Industrial (INEGI), los depósitos y su gestión están adquiriendo una posición cada vez más determinante en la cadena de suministro y en los resultados de los negocios. Esto hace que los puestos relacionados con estas instalaciones cuenten con una mayor responsabilidad y autonomía. Casi la totalidad de las empresas disponen de algún tipo de depósito con independencia de su tamaño, nivel de tecnología o complejidad.

¿Cómo ha evolucionado el organigrama del depósito en los últimos años?

El auge de las ventas online ha provocado que los depósitos se transformen para hacer frente a entregas más rápidas y flexibles sin disparar los costos, a menudo mediante la automatización.

Las expectativas de los clientes en cuanto a la calidad del servicio son cada vez más altas y la preparación de pedidos pasa por una mayor personalización. En un entorno cambiante, el depósito, su organigrama y su optimización juegan un papel decisivo en el éxito de las operaciones empresariales.

¿Cómo impacta el organigrama en la gestión del depósito?

Tradicionalmente, la gestión del depósito ha dependido de departamentos que también engloban otras tareas y trabajadores como Compras, Producción o Logística. No obstante, puede ocupar un lugar preferente en organizaciones cuyas actividades principales se vinculan al almacenamiento, como pueden ser los proveedores logísticos, o colocarse en niveles inferiores de la jerarquía en otro tipo de compañías.

Algunas de las formas en que el organigrama influye en la gestión del depósito son las siguientes:

• Definición de las responsabilidades
• Coordinación de actividades
• Optimización de procesos
• Mejor comunicación interna

¿Qué tener en cuenta para elaborar el organigrama de un depósito?

No existe un modelo único de organización aplicable a todas las empresas. La estructura adecuada será aquella que permita al negocio conseguir sus objetivos con sus recursos materiales y humanos, ya sean los existentes o los que sea preciso incorporar. La base de un buen organigrama de depósito es determinar las funciones que llevar a cabo, diseñar los puestos de trabajo, agruparlos y establecer las relaciones entre ellos.

¿Qué encargados y roles incluir en el organigrama?

Una opción para la elaboración del organigrama del depósito es tomar como punto de partida la gestión de procesos logísticos y asignar un encargado a cada uno. De esta forma, en el puesto ligado a una mayor toma de decisiones habría una persona encargada del depósito y, en el nivel siguiente, personas encargadas de sus subprocesos, a saber, la recepción, el almacenamiento y el movimiento de mercaderías.

• Encargado de la recepción. Controla los procedimientos de entrada de mercaderías desde su llegada hasta su traslado a la zona de almacenamiento. Esto implica la asignación o lectura de un código identificador o chip RFID de los artículos, que a menudo viene incorporado. Gracias a este y mediante el uso de un sistema de gestión de depósitos, será posible tener una visibilidad total de todos los productos que se encuentran en la instalación.
• Encargado del almacenamiento. Se ocupa de ubicar las mercaderías en el lugar idóneo, ya sea de forma manual o ayudándose de alguna herramienta de gestión. Puede asignarles lugares predeterminados o utilizar una organización aleatoria.
• Encargado del movimiento. Esta figura vela por el cumplimiento de las normas del traslado de mercaderías tanto en desplazamientos internos como en su salida en despachos. Conoce los métodos de manejo de materiales correctos para cada operativa y las dirige. Asimismo, controla la preparación de pedidos y, en los casos de suministrar materiales a producción, el abastecimiento de las líneas.
• Encargado del depósito. Supervisa y coordina las demás operativas. Entre sus funciones se halla la atención a proveedores, el control del personal a su cargo, la relación con Compras, la detección de necesidades de material, la elaboración de informes y la reclamación de todo aquello pendiente de servir. Debe permanecer informado de todos los eslabones de la cadena de suministro de su empresa y corregir los procesos poco eficaces que detecte.

Estas tareas, presentes en cualquier depósito, pueden distribuirse entre un superior y tres cargos intermedios si bien, por ejemplo, pueden recaer en una única persona, dos trabajadores u otras configuraciones. Otra opción es dividir el trabajo de esta instalación por zonas, ya sea por la temperatura a la que se encuentren, el destino final de las mercaderías u otro tipo de criterios.

El objetivo final del organigrama del depósito es que la información, los productos y las materias primas fluyan del mejor modo posible en este espacio de la organización. Su estructura dependerá de las necesidades y características específicas de cada empresa.

Otras obligaciones que no pueden olvidarse son las de mantener las instalaciones limpias y ordenadas. Además de hacer cumplir las normas de seguridad e higiene laboral, el entorno de trabajo será más seguro, saludable y agradable.

Adapta tu depósito a su organigrama

Crear el organigrama del depósito y distribuir funciones entre los empleados y encargados es fundamental para lograr una logística exitosa. Aunque no exista un único modelo de organización aplicable a todas las empresas, conviene prestar atención a esta herramienta y desarrollar un organigrama propio para optimizar procesos, coordinar actividades y mejorar la comunicación interna del depósito.

Más allá de elaborar un organigrama, contar con unas instalaciones adaptadas al volumen de trabajo, modernas y automatizadas es otro factor crucial a la hora de nutrir líneas de producción o cumplir con éxito con los despachos o expectativas de los clientes.

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